Quy trình (Flow)

Mua hàng (Buying)

Yêu cầu mua hàng (Material Request)
Yêu cầu báo giá (RFQ)
Báo giá nhà cung cấp (Supplier Quotation)
Đơn mua hàng (Purchase Order)
Biên bản nhận hàng (Purchase Receipt)
Hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice)

1. Tạo Yêu cầu vật tư (Material Request)

Bước 1: Đề xuất nhu cầu.

Khi một phòng ban cần hàng hóa hoặc nguyên vật liệu, họ sẽ tạo Material Request.

Vào Buying > Material Request > New.
Chọn Purpose (Mục đích): Thường là Purchase (Mua sắm) hoặc Transfer (Chuyển kho).
Thêm các mặt hàng cần mua vào bảng Items, nhập số lượng và ngày cần hàng (Required By).
Bấm Save và Submit.

2. Yêu cầu báo giá (Request for Quotation - RFQ)

Bước 2: Hỏi giá nhà cung cấp.

Nếu cần khảo giá từ nhiều nhà cung cấp khác nhau:

Từ Yêu cầu vật tư đã tạo, bấm Create > Request for Quotation.
Thêm danh sách các Suppliers (Nhà cung cấp) bạn muốn gửi yêu cầu.
Hệ thống sẽ tự động lấy danh sách mặt hàng từ bước trước.
Bấm Save và Submit. Bạn có thể gửi email trực tiếp RFQ này cho nhà cung cấp từ hệ thống.

3. Cập nhật Báo giá nhà cung cấp (Supplier Quotation)

Bước 3: Ghi nhận giá.

Khi nhận được phản hồi từ các nhà cung cấp:

Vào Buying > Supplier Quotation > New (hoặc tạo trực tiếp từ màn hình RFQ để liên kết dữ liệu).
Chọn Nhà cung cấp, nhập đơn giá (Rate) và các khoản thuế/chiết khấu nếu có.
Bấm Save và Submit.
Bạn có thể so sánh các báo giá này thông qua báo cáo Supplier Quotation Comparison để chọn nhà cung cấp tốt nhất.

4. Tạo Đơn mua hàng (Purchase Order - PO)

Bước 4: Xác thực đặt hàng.

Đây là chứng từ cam kết mua hàng chính thức.

Mở Báo giá nhà cung cấp được chọn, bấm Create > Purchase Order.
Kiểm tra lại các thông tin: Số lượng, đơn giá, điều khoản thanh toán (Payment Terms Template), và kho nhận hàng (Target Warehouse).
Bấm Save và Submit. Trạng thái của PO sẽ chuyển thành To Receive and Bill (Chờ nhận hàng và hóa đơn).

5. Nhập kho / Biên bản nhận hàng (Purchase Receipt)

Bước 5: Ghi nhận tăng kho.

Khi nhà cung cấp giao hàng đến kho của bạn:

Mở Đơn mua hàng (PO) tương ứng, bấm Create > Purchase Receipt.
Kiểm tra số lượng thực tế nhận được (thay đổi lại nếu nhà cung cấp giao thiếu/giao nhiều lần).
Nhập số Lô (Batch) hoặc Số sê-ri (Serial) nếu mặt hàng đó yêu cầu quản lý.
Bấm Save và Submit. Tại bước này, tồn kho của bạn sẽ chính thức tăng lên.

6. Tạo Hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice):

Bước 6: Ghi nhận công nợ.

Ghi nhận hóa đơn tài chính từ nhà cung cấp để kế toán theo dõi công nợ.

Từ Đơn mua hàng (PO) hoặc Biên bản nhận hàng (Purchase Receipt), bấm Create > Purchase Invoice.
Kiểm tra thông tin ngày hóa đơn, thông tin thuế.
Bấm Save và Submit. Lúc này, hệ thống sẽ tự động hạch toán vào sổ cái kế toán (Tăng chi phí/tài sản và Tăng phải trả nhà cung cấp).

Bán hàng (Selling)

Cơ hội kinh doanh (Opportunity)
Báo giá khách hàng (Quotation)
Đơn bán hàng (Sales Order)
Biên bản giao hàng (Delivery Note)
Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice)

1. Tạo Cơ hội kinh doanh (Opportunity)

Bước 1: Ghi nhận nhu cầu của khách hàng.

Khi có một khách hàng tiềm năng quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty:

Vào Selling > Opportunity > New.
Chọn loại đối tượng (Lead hoặc Customer) và điền thông tin khách hàng.
Nhập thông tin chi tiết về nhu cầu hoặc các mặt hàng khách hàng đang quan tâm tại bảng Items (nếu có).
Bấm Save và Submit.

2. Tạo Báo giá khách hàng (Quotation)

Bước 2: Gửi báo giá và điều khoản thương mại.

Sau khi xác định rõ nhu cầu và tiến hành tính toán chi phí:

Từ Cơ hội kinh doanh đã tạo, bấm Create > Quotation (hoặc vào thẳng Selling > Quotation > New).
Hệ thống tự động kế thừa thông tin khách hàng và danh sách mặt hàng.
Nhập đơn giá (Rate), các khoản thuế/phí (Sales Taxes and Charges) và chính sách chiết khấu nếu có.
Thiết lập thời hạn hiệu lực của báo giá (Valid Till).
Bấm Save và Submit. Bạn có thể in hoặc gửi trực tiếp PDF báo giá qua Email cho khách hàng.

3. Tạo Đơn bán hàng (Sales Order - SO)

Bước 3: Xác nhận đơn đặt hàng từ khách hàng.

Khi khách hàng đồng ý với báo giá và xác nhận mua hàng:

Mở Báo giá (Quotation) đã được duyệt, bấm Create > Sales Order.
Kiểm tra lại toàn bộ thông tin: Số lượng, đơn giá, kho xuất hàng (Source Warehouse) và điều khoản thanh toán (Payment Terms Template).
Bấm Save và Submit. Chứng từ này là căn cứ để bộ phận kho chuẩn bị hàng và kế toán theo dõi tiến độ. Trạng thái SO sẽ chuyển thành To Deliver and Bill (Chờ giao hàng và hóa đơn).

4. Xuất kho / Biên bản giao hàng (Delivery Note)

Bước 4: Ghi nhận xuất kho và bàn giao hàng hóa.

Khi tiến hành đóng gói và vận chuyển hàng hóa cho khách hàng:

Mở Đơn bán hàng (SO) tương ứng, bấm Create > Delivery Note.
Kiểm tra số lượng thực tế xuất giao (có thể chỉnh sửa nếu giao thành nhiều đợt).
Điền số Lô (Batch) hoặc Số sê-ri (Serial) đối với các mặt hàng có quản lý đặc thù.
Bấm Save và Submit. Tại bước này, hệ thống sẽ tự động trừ tồn kho thực tế và hạch toán giảm giá trị kho hàng.

5. Tạo Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice)

Bước 5: Ghi nhận doanh thu và công nợ khách hàng.

Ghi nhận hóa đơn tài chính gửi cho khách hàng để yêu cầu thanh toán:

Từ Đơn bán hàng (SO) hoặc Biên bản giao hàng (Delivery Note), bấm Create > Sales Invoice.
Kiểm tra ngày hạch toán hóa đơn, thông tin Thuế GTGT đầu ra và thông tin tài khoản kế toán.
Bấm Save và Submit. Lúc này, hệ thống sẽ tự động ghi nhận Doanh thu bán hàng và Tăng khoản phải thu của khách hàng (Accounts Receivable) trên sổ cái.

Quản lý kho (Stock)

Nhập kho số dư đầu kỳ (Stock Reconciliation)
Chuyển kho nội bộ (Stock Entry - Material Transfer)
Xuất kho mục đích khác (Stock Entry - Material Issue)
Nhập kho mục đích khác (Stock Entry - Material Receipt)
Kiểm kê và điều chỉnh kho (Stock Reconciliation)

1. Nhập kho số dư đầu kỳ (Stock Reconciliation)

Bước 1: Khởi tạo số lượng và giá trị kho ban đầu.

Sử dụng khi doanh nghiệp bắt đầu vận hành hệ thống ERPNext và cần đưa số liệu tồn kho thực tế từ file Excel vào hệ thống:

Vào Stock > Stock Reconciliation > New.
Chọn Purpose (Mục đích): Stock Reconciliation.
Nhập Ngày hạch toán (Posting Date).
Tại bảng Items, nhập Mã hàng (Item Code), Kho nhận (Warehouse), Số lượng (Qty) và Đơn giá vốn đầu kỳ (Valuation Rate).
Bấm Save và Submit. Hệ thống sẽ tự động tăng tồn kho và ghi nhận giá trị tài sản đầu kỳ trên Sổ cái kế toán.

2. Chuyển kho nội bộ (Stock Entry - Material Transfer)

Bước 2: Điều chuyển hàng hóa giữa các kho.

Sử dụng khi cần luân chuyển nguyên vật liệu hoặc thành phẩm từ kho này sang kho khác (ví dụ: Từ Kho tổng sang Kho đại lý/Kho cửa hàng):

Vào Stock > Stock Entry > New.
Chọn Stock Entry Type (Loại nhập kho): Material Transfer.
Tại bảng Items, thêm các mặt hàng cần chuyển.
Định tuyến kho bằng cách điền: Kho đi (Source Warehouse) và Kho đến (Target Warehouse).
Bấm Save và Submit. Lượng tồn kho tại kho đi sẽ tự động giảm và kho đến sẽ tự động tăng tương ứng mà không làm thay đổi tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp.

3. Xuất kho mục đích khác (Stock Entry - Material Issue)

Bước 3: Xuất kho không thông qua đơn bán hàng.

Sử dụng cho các trường hợp xuất hàng tiêu dùng nội bộ, xuất hàng làm mẫu thử (Sample), xuất hủy hàng hết hạn sử dụng, hoặc xuất tài sản cố định:

Vào Stock > Stock Entry > New.
Chọn Stock Entry Type (Loại nhập kho): Material Issue.
Điền Kho xuất hàng tại ô Source Warehouse.
Tại bảng Items, chọn mặt hàng và số lượng xuất. Hệ thống sẽ tự động tính giá vốn theo phương pháp tính giá (FIFO/Moving Average) mà bạn đã thiết lập.
Tại phần kế toán, chỉ định Tài khoản chi phí tương ứng (ví dụ: Chi phí quản lý doanh nghiệp, Chi phí hủy hàng hỏng).
Bấm Save và Submit.

4. Nhập kho mục đích khác (Stock Entry - Material Receipt)

Bước 4: Nhập kho không thông qua đơn mua hàng.

Sử dụng khi phát hiện hàng thừa sau kiểm kê, nhận hàng tặng từ nhà cung cấp không tính tiền, hoặc nhập kho phế liệu thu hồi từ sản xuất:

Vào Stock > Stock Entry > New.
Chọn Stock Entry Type (Loại nhập kho): Material Receipt.
Điền Kho tiếp nhận tại ô Target Warehouse.
Tại bảng Items, nhập mặt hàng, số lượng và Đơn giá vốn ước tính (Valuation Rate) của hàng nhập vào.
Chỉ định Tài khoản thu nhập hoặc tài khoản giảm chi phí đối ứng.
Bấm Save và Submit.

5. Kiểm kê và điều chỉnh kho (Stock Reconciliation)

Bước 5: Đồng bộ số liệu hệ thống và số liệu thực tế.

Được thực hiện định kỳ (hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm) sau khi ban kiểm kê kho thực tế và phát hiện có sự chênh lệch thừa/thiếu so với số liệu trên phần mềm:

Vào Stock > Stock Reconciliation > New.
Chọn Purpose (Mục đích): Stock Reconciliation.
Sử dụng tính năng Download Blank Template hoặc Fetch Items để hệ thống tự động đổ ra danh sách tồn kho hiện tại trên phần mềm.
Tiến hành cập nhật số lượng thực tế kiểm đếm được vào cột Qty (Hệ thống sẽ tự động tính toán số lượng chênh lệch và hạch toán tăng/giảm kho tương ứng).
Bấm Save và Submit. Trạng thái kho sẽ được làm mới, khớp hoàn toàn với số liệu thực tế tại kho.